Caso de éxito
Asesoría y consultoría Fiscal y Laboral
Automatización de todas las notificaciones recibidas desde DEHú
Resumen del proyecto
Cliente
Asesoría y consultoría, Fiscal y Laboral
+ 150 oficinas nacionales e internacionales
+ 800 empleados
País
España
Documentos del proceso
Notificaciones electrónicas
Tecnología implantada
Situación inicial
La compañía es una red de despachos profesionales especializada en la asesoría y consultoría Fiscal y Laboral. Aunque tenían instalada una solución para la vigilancia y control de las notificaciones electrónicas ésta no era efectiva, ya que se basaba en el web scraping.
Este método no solo resultaba ineficiente, sino que también requería la dedicación constante de dos personas del despacho, una del área Fiscal y otra del área Laboral, para gestionar y controlar las notificaciones.
Problemas detectados con la solución implantada:
Vigilancia de buzones con centralización de certificados y web scraping
- Riesgo de fallos y caídas: Estas técnicas pueden ser inestables, ya que los cambios en las plataformas web pueden romper la funcionalidad del scraping.
- Duplicidades: La centralización y el scraping pueden causar problemas de duplicación de notificaciones, complicando el seguimiento.
Falta de rendimiento
- Caídas del sistema: Los sistemas que dependen de scraping y centralización pueden sufrir caídas frecuentes, lo que afecta la capacidad de respuesta.
- Duplicidades: Las duplicaciones pueden saturar el sistema, haciéndolo menos eficiente y aumentando la carga de trabajo manual para eliminar duplicados.
Uso intensivo de recursos humanos
- 2 personas dedicadas a la vigilancia: La necesidad de dedicación de personal para monitorear y gestionar manualmente las notificaciones consume recursos valiosos.
- Tareas manuales de seguimiento: La necesidad de realizar tareas manuales incrementa la posibilidad de errores humanos y reduce la eficiencia operativa.
GoodOK Notifica, la solución
La necesidad de una solución más efectiva y automatizada era evidente, dado que el método que utilizaban no garantizaba una supervisión adecuada ni optimizaba los recursos humanos.
En respuesta a este desafío, la compañía ha buscado una alternativa que permite una gestión más eficiente y segura de las notificaciones electrónicas, liberando a su equipo de tareas manuales y mejorando su capacidad para concentrarse en ofrecer asesoría de calidad a sus clientes.
Beneficios
Automatización y eficiencia
- Automatización de la vigilancia: GoodOK Notifica automatiza la vigilancia de las notificaciones, eliminando la necesidad de scraping y reduciendo el riesgo de fallos.
- Reducción de duplicidades: Con un sistema bien diseñado para centralizar y ordenar notificaciones, se minimiza el riesgo de duplicaciones.
Mejora del rendimiento
- Estabilidad y fiabilidad: Una solución dedicada como GoodOK Notifica está diseñada para ser robusta y estable, lo que reduce las caídas del sistema.
- Alertas y seguimiento automatizados: Permite programar alertas y realizar un seguimiento eficiente, mejorando la capacidad de respuesta.
Optimización de recursos humanos
- Reducción de tareas manuales: Al automatizar la vigilancia y el seguimiento de las notificaciones, el personal puede enfocarse en tareas más estratégicas.
- Ahorro de tiempo: La capacidad de consultar el histórico, buscar y ordenar notificaciones en una sola pantalla ahorra tiempo y reduce la carga de trabajo manual.
Mejoras Área Fiscal
GoodOK Notifica ha resuelto de manera efectiva varios problemas operativos:
1. Optimización del Tiempo y Recursos
Gracias a la automatización, el seguimiento y control de las notificaciones ya no requieren muchas horas de trabajo. El proceso es ahora mucho más ágil y eficiente, permitiendo dedicar tiempo valioso a tareas más estratégicas y de mayor impacto.
2. Mejor Acceso a la Información durante Bajas de Personal
La automatización facilita el acceso a la información y la gestión de notificaciones, incluso cuando un miembro del equipo está de baja. Esto asegura una redistribución de tareas sin complicaciones y una respuesta oportuna a las notificaciones importantes.
GoodOK Notifica permite crear automatizaciones personalizadas ajustables a nuestras necesidades. Podemos programar notificaciones específicas para diferentes destinatarios, lo que nos ha ayudado a mantener un control más eficiente y rápido de nuestro buzón.
Facilita la agrupación y asignación de tareas por equipos, con niveles senior y roles adicionales para análisis y supervisión.
GoodOK Notifica es muy visual y claro, permitiendo ver fácilmente las notificaciones pendientes, recibidas, próximas a caducar, así como el historial de todas las acciones realizadas, incluyendo quién accede y abre las notificaciones.
Hemos agilizado el trabajo de las personas que antes se dedicaban a la vigilancia, logrando un mejor control (no se pasa ninguna notificación, no olvidamos revisar ningún CIF y evitamos recargos por deudas no pagadas a tiempo).
Hemos mejorado nuestra calidad de vida al ofrecer un mejor servicio a los clientes. Ahora no se nos pasa nada y liberamos tiempo para dedicarlo a tareas de mayor valor para el cliente.
Mejoras Área Laboral
1. Monitoreo Continuo y Eficaz
Ahora, las notificaciones son vigiladas de forma continua, eliminando los periodos prolongados sin supervisión. Esto asegura que todas las notificaciones importantes se detectan y se actúa sobre ellas de manera oportuna.
2. Comunicación Integral de Notificaciones
Servicio de Mediación, Arbitraje y Conciliación (SMAC). Desde que se permiten presentaciones telemáticas con acuerdo, el trabajador está obligado a notificar a la empresa. Aunque el 90% de los casos son notificados, nos despreocupamos del 10% restante porque tan pronto se presenta la demanda de conciliación, recibimos la notificación automáticamente.
GoodOK Notifica en cifras
Vigilancia de CIFs de empresas del grupo y clientes
Notificaciones mensuales gestionadas
Clientes Área Fiscal
Hablemos
Nuestros expertos estarán encantados de atender tus dudas e informarte sobre nuestras soluciones.
Por favor, cumplimenta el formulario y nos pondremos en contacto contigo.
España
ESPAZIO, 32 Edificio Payma Av. de la Industria, 32 P.I. ALCOBENDAS 28108 Att. Cliente: +34 657 638 096 t. +34 910 33 93 29
Argentina
C/ Tacuari, 20 (Oficina 101)
C1071AAB Buenos Aires
t. +54 11 5199-7784
Puerto Rico
C/ 9 Marginal Acuarela – Fist Floor Urb. Highland Park Guaynabo PR 00969
Enlaces de interés
Política de privacidad | Política de cookies | Política de seguridad | Aviso Legal | Canal de denuncias | Política anticorrupción
