Una solución profesional para la gestión de estas notificaciones puede ofrecer ventajas, como ahorro de tiempos y reducción de errores y una mayor agilidad y eficiencia al vigilar en una sola aplicación múltiples las notificaciones procedentes de múltiples AAPP. Sin embargo, en el proceso de consulta y aceptación de las notificaciones es importante tener en cuenta aspectos críticos como la seguridad tecnológica y legal, que analizaremos a continuación.

1.- Buen gobierno de la identidad digital en las Corporaciones

Si habitualmente utilizas la clave privada de firma asociada al certificado electrónico de otra persona para firmar documentos debes saber que estás cometiendo una irregularidad que puede ser muy grave. Aunque no es ilegal, los documentos firmados de esta forma podrían no tener validez legal.

La Secretaría de Estado para la Digitalización e Inteligencia Artificial, a través de su “Nota Aclaratoria sobre la utilización de certificados electrónicos por personas diferentes al titular firmante” de febrero 2022, recuerda:

“se recuerda que los certificados electrónicos son de uso personal e intransferible, y la posibilidad de que el titular/firmante de un certificado electrónico expedido a su nombre transfiera su posesión y revele sus claves de acceso a cualquier tercero, no es conforme con la legislación vigente en materia de servicios electrónicos de confianza. En consecuencia, con objeto de impedir cualquier posibilidad de suplantación de la identidad del firmante legítimo, tanto por parte de los prestadores como de los titulares de certificados electrónicos se deben adoptar las medidas y precauciones necesarias para evitar la utilización de los mismos por cualquier persona diferente del titular/firmante”

Link a nota delegación de firma (mineco.gob.es)

Más información:

• ¿Sabías que no puedes ceder tu certificado digital a un tercero?
• Firma digital: ¿Tiene validez legal si firmo con el certificado de otra persona?
• ¿Cómo puedo proteger mi identidad digital y la de mis clientes en la gestión de notificaciones electrónicas?

La mayor parte de este malware realiza ataques tipo ransomware, donde un software malicioso toma el control del equipo y encripta la información del usuario y la solicitud de un pago a cambio de liberar dichos ficheros por parte de los atacantes. Algunas de los malwares que realizan ransomware son Cryptolocker, WannaCry, Locky, etc.

Esta forma de gestión mediante correos electrónicos supone un alto riesgo o compromiso de ciberseguridad grave los CISOs deben afrontar con diligencia para asegurar la continuidad de las operaciones y sistemas corporativos ante el avance de las tecnologías de hackeo,  IA utilizada fraudulentamente, etc.

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Cómo evitar el phishing en las comunicaciones de la Administración Pública

Cómo evitar que las notificaciones electrónicas de la Administración Pública se consideren spam

Sobre gestión basada en web scrapping

Cuando se utilizan aplicaciones que realizan web scrapping para acceder a sedes directas, además de realizar fraude de identidad digital por un uso inadecuado de los certificados, también supone riesgos de seguridad y de continuidad del servicio dado que los diferentes organismos públicos están reaccionando ante estos usos indebidos. Es decir, están a un captcha de corte del servicio. Algunos ejemplos de medidas tomadas por las AAPP:

• Algunas administraciones avisan en sus condiciones del servicio de la prohibición del uso de robots y automatizaciones por software, como esta cláusula en aviso legal del REG.
• Otras administraciones optan por insertar un captcha que impida los usos automatizados, como este ejemplo de eNotum. Esto supone que en cualquier momento y sin previo aviso, el servicio puede quedar inhabilitado con el riesgo de no recibir las notificaciones en tiempo y forma.

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GoodOK Notifica vigila las notificaciones electrónicas por la vía técnica legal

3.- Garantías técnicas y legales de las notificaciones electrónicas

Para una gestión de notificaciones segura y con cumplimiento normativo se recomienda el uso del canal oficial DEHú, vía API, que es el canal oficial propuesto por la SGAD para empresas. Con el acceso como Gran Destinatario mediante software homologado, las empresas aseguran la validez legal y ciberseguridad tecnológica en la gestión de notificaciones y con una trazabilidad absoluta y pleno cumplimiento normativo. En esta línea las empresas usuarias de GoodOk Notifica disponen de las siguientes garantías:

De la Administración Pública

La administración apuesta por DEHú como vía oficial de notificación a ciudadanos y empresas a través del RD 203/2021, 30 de marzo, art. 44, apdo. 3:

«Todas las Administraciones Públicas y sus organismos públicos y entidades de derecho público vinculados o dependientes colaborarán para establecer sistemas interoperables que permitan que las personas físicas y jurídicas puedan acceder a todas sus notificaciones a través de la Dirección Electrónica Habilitada única, tal como establece el artículo 43 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre. Esta previsión será aplicable con independencia de cuál sea la Administración que practica la notificación y si las notificaciones se han practicado en papel o por medios electrónicos.”

De la solución GoodOk Notifica

GoodOk Notifica está homologado por la SGAD para que puedas interactuar con las Administraciones Públicas a través de DEHú, vía API, como Gran Destinatario y/o apoderado, de acuerdo a la siguiente disposición:

Notificaciones puestas a disposición a través  del canal oficial de gestión de notificaciones masivas, propuesto por la AGE (Figura Gran Destinatario DEHú) a través del aplicativo GoodOK: Garantía del servicio mediante resolución 1292321 para el Grupo ADDALIA desde el Centro de Servicios de la SGAD (Secretaria General de la Administración Digital) dependiente del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, de Alta en el entorno de Servicios Estables para el uso de los servicios web expuestos por el LEMA (Localizador de Notificaciones para Entrega Masiva Automatizada) como Interfaz de Servicios Web para Grandes Destinatarios (los certificados de los organismos dados de alta en DEHú como Grandes Destinatarios se alojan en bóveda en Oracle certificación ENS/ categoría alta y ADDALIA tiene como empresa certificación 27001 y aplicativo homologado LEMA).