La automatización de la gestión de notificaciones en asesorías y despachos profesionales representa una oportunidad estratégica para mejorar la calidad de los servicios, la eficiencia operativa y la satisfacción del cliente en un entorno empresarial en constante evolución.

La digitalización de las empresas se ha vuelto esencial para colaborar eficientemente con los clientes en el mundo online. Sin embargo, simplemente digitalizar las operaciones no es suficiente; la automatización de procesos se presenta como el siguiente paso lógico para mejorar la eficiencia operativa.

Con la puesta en marcha de la Dirección Electrónica Habilitada única (DEHú) como vía de comunicación telemática para ciudadanos y empresas las asesorías y despachos profesionales disponen a la vez, de una herramienta necesaria y un reto para la gestión de notificaciones electrónicas que sus clientes delegan en ellos.

No obstante, esto supone una significativa inversión en tiempo para la vigilancia, preparación de documentación, control de plazos, consulta de diversas páginas web y verificación de avisos, áreas donde la aplicación de la automatización puede ser especialmente beneficiosa.

En este escenario, las soluciones profesionales de vigilancia y gestión del ciclo de vida completo de notificaciones que aportan automatización de procesos, suponen un elemento diferencial en la calidad del servicio a clientes y de ahorro de costes y errores en los procesos manuales.

Beneficios de la automatización de la gestión de notificaciones

Al seguir este enfoque integral y adaptarlo a las necesidades específicas del despacho, es más probable que la automatización sea exitosa y brinde los beneficios esperados.

  • Reducción del tiempo y recursos dedicados

La automatización de procesos, especialmente en el ámbito de la tramitación de notificaciones, permite una gestión más eficiente y rápida. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también reduce la carga de trabajo manual, liberando recursos para tareas más estratégicas y de mayor valor.

  • Mejora en la conformidad con plazos legales

La gestión eficiente de notificaciones asegura que los plazos legales se cumplan de manera oportuna. Esto es crucial para evitar sanciones y garantizar que las empresas estén en conformidad con las regulaciones establecidas por las administraciones públicas.

  • Eliminación del riesgo de extravío de notificaciones

La pérdida de notificaciones importantes puede tener consecuencias económicas significativas. Al automatizar la gestión de notificaciones, se reduce el riesgo de extravío, garantizando que todas las comunicaciones relevantes sean recibidas y atendidas a tiempo.

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Cómo puede GoodOk ayudarme a automatizar procesos de gestión de notificaciones

La automatización robótica de procesos (RPA) es una tecnología que utiliza software basado en reglas para realizar tareas administrativas que anteriormente se llevaban a cabo de manera manual.

La inclusión de la tecnología RPA en GoodOK Notifica, solución cloud para la gestión de notificaciones electrónicas, permite a los usuarios configurar tareas automáticas que se ejecutan en función de las condiciones definidas. Esta capacidad de automatización agrega eficiencia al proceso, acelerando la respuesta a notificaciones, reduciendo errores y carga de trabajo manual.

Las tareas como la apertura de notificaciones, asignación de responsables, envío de correos, creación de alertas, cambio en el estado de notificación, escritura de observaciones y conexión con API externos, pueden ser ejecutadas de manera automática y coherente.

 

Algunas de las funciones que podrás automatizar con GoodOk Notifica son:

  • Vigilancia. Información puntual y en el momento (avisos, alertas, )
  • Aceptación/comparecencia: programación de aperturas automáticas, avisos a clientes y colaboradores.
  • Gestión: A partir de los datos de la notificación, se pueden automatizar tareas como envíos de correos a determinadas personas o dptos. en función del organismo emisor, cliente, tipo de documento, etc.
  • Generación de documentos de respuesta: Análisis y extracción de metadadatos que permiten incorporarlos en plantillas pre rellenas para facilitar la presentación de escritos.
  • Control de accesos y seguridad de la información, GoodOk almacena los certificados en una nube segura, con acceso en función de los permisos otorgados.

En resumen, estas características hacen de GoodOK Notifica una solución completa para la gestión de notificaciones al abordar desafíos específicos relacionados con la recepción y gestión de notificaciones provenientes de la Administración Pública.

Sobre GoodOK

GoodOK Notifica, que se centra en la tramitación digital y la gestión eficiente de notificaciones provenientes de las administraciones públicas, resulta especialmente útil. La flexibilidad, personalización y capacidad de adaptarse a las necesidades cambiantes son aspectos clave para el éxito en la automatización de procesos en asesorías y despachos profesionales  y ofrece beneficios sustanciales.

Algunos puntos clave que resaltan las ventajas de GoodOK Notifica son:

  • Acceso a través del canal oficial de la Administración

GoodOK Notifica opera a través del «canal oficial» promovido por la Administración, DEHú, vía API, lo que refuerza la validez y la legitimidad de las operaciones realizadas. Esto es crucial para garantizar la autenticidad de las notificaciones y evitar prácticas fraudulentas.

  • Uso seguro de identidad

La seguridad es una preocupación clave en la transformación digital. La atención a la seguridad y la prevención del uso indebido de la identidad de los titulares de certificados son elementos esenciales. GoodOK Notifica garantiza que las operaciones se realicen de manera segura y autorizada.

  • Plataforma sin instalaciones y multidispositivo

La accesibilidad desde múltiples dispositivos y la facilidad de uso al no requerir instalaciones adicionales son características que mejoran la conveniencia y la flexibilidad de GoodOK Notifica. Esto permite a los usuarios acceder y gestionar notificaciones de manera eficiente desde cualquier lugar.

Su tecnología combina ciberseguridad, eficiencia y automatización para contribuir significativamente a la eficacia operativa y a la capacidad de las asesorías y despachos en ofrecer un servicio de alta calidad a sus clientes en un entorno cada vez más digitalizado. Las empresas que adoptan estas tecnologías de manera proactiva están mejor posicionadas para enfrentar los desafíos del mundo empresarial actual y futuro.

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