Autor: Prof. Dr. Carlos M. Galán, Universidad Carlos III de Madrid – Agencia de Tecnología Legal

Habiéndose consagrado el uso de los medios electrónicos en las relaciones entre los ciudadanos y sus Administraciones Públicas, y habiéndose extendido su uso también en las propias personas físicas a las que la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (LPACAP, en adelante) posibilita un uso potestativo, debemos centrar nuestra atención en los requisitos que la norma exige para que las notificaciones emanadas de los órganos administrativos desplieguen plena eficacia y no supongan una merma en los derechos y obligaciones de ambas partes: remitente y destinatario.

Con todo ello, deja claro el legislador que, para que las notificaciones sean válidas, deben satisfacerse ciertos requisitos, a saber:

✅ Que permitan tener constancia de su envío o puesta a disposición.

✅ De la recepción o acceso por el interesado o su representante.

✅ De sus fechas y horas.

✅ De su contenido íntegro, y

✅ De la identidad fidedigna del remitente y destinatario de la misma.

Si examinamos los precitados requisitos encontraremos que tales exigencias se contemplan con claridad en lo que la doctrina de la seguridad de la información ha denominado “dimensiones de la seguridad”, que se concretan en este caso en:

✅ Garantía de la identidad de los participantes (o sus representantes) en la comunicación o notificación: autenticidad.

✅ Garantía de no alteración de la información contenida en las comunicaciones o notificaciones: integridad.

✅ Garantía del acceso limitado al contenido de las comunicaciones o notificaciones, a través de los medios de identificación (firma electrónica) de las remisiones efectuadas: confidencialidad.

✅ Garantía del instante del acceso al contenido de las comunicaciones o notificaciones, a través de los mecanismos de firma electrónica o sellado de tiempo electrónico: momento temporal.

Debemos dejar claro que, atendidas estas exigencias, nada impide que la materialización de las notificaciones pueda desarrollarse a través de plataformas electrónicas externas, desarrolladas, gestionadas y mantenidas por agentes del sector público o del sector privado (gestorías, por ejemplo), que, como decimos, deberán satisfacer los requisitos normativamente impuestos por la legislación vigente, con lo que se evitará el uso de medios de más que dudosa eficacia jurídica -como el scraping, por ejemplo-, o directamente contrarios a la norma -como sería el caso de utilización de certificados digitales para identificación y firma electrónica sin las preceptivas medidas de aseguramiento del control del uso del certificado por parte de su titular cuando este se encuentra residenciado en una plataforma externa.

De todo lo anterior se deduce, por tanto, que, siendo legalmente posible el uso de plataformas electrónicas externas para la notificación -e, incluso, conveniente, desde los puntos de vista operativo y económico-, es imprescindible que dichas plataformas gocen de las debidas medidas de conformidad legal (respeto a la legislación), así como medidas de seguridad (garantía del mantenimiento de las dimensiones de seguridad antes citadas). No atender a estos requisitos podría conllevar la ineficacia de los actos administrativos concernidos e, incluso, la imposición de elevadas sanciones.

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Consecuencias de perder el plazo de una notificación electrónica

Cómo gestionar las notificaciones electrónicas de forma segura

Para una gestión segura y normativa de notificaciones, se recomienda usar el canal oficial DEHú, vía API, propuesto por la SGAD. Este canal garantiza validez legal, ciberseguridad y trazabilidad para empresas, especialmente al operar como Gran Destinatario mediante software homologado.

Garantías ofrecidas:

• De la Administración Pública: DEHú es el canal oficial para notificaciones según el RD 203/2021, que establece sistemas interoperables para que ciudadanos y empresas accedan a todas sus notificaciones electrónicas, independientemente de la administración emisora o el formato de la notificación.

• De GoodOk Notifica: Homologado por la SGAD, permite gestionar notificaciones masivas como Gran Destinatario vía DEHú, con certificaciones ENS de alta categoría e ISO 27001.

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Qué es un Gran Destinatario en DEHú